JEE Projekt „FriGo“

Firma FriGo

Die Firma FriGo ist ein Lieferservice für gefrorene Lebensmittel. Ausgeliefert wird an private Kundschaft. Hierzu betreibt FriGo über Deutschland verteilt diverse Verteilzentren und hat viele Kühlfahrzeuge in Betrieb.

Die Kunden von FriGo werden regelmäßig vom Auslieferungsfahrer besucht, um nach eine Bestellung zu fragen. Die Bestellung wird dann direkt aus dem vorhandenen Warensortiment des Auslieferungsfahrzeugs ausgeliefert. Bezahlt wird bar oder unbar über Bankeinzug.

Probleme der heutigen Situation

Der Kundenbesuchs- und Verkaufsprozess ist zeit- und kostenintensiv, da mitunter zwischen zwei Kundenbesuche längere Wegstrecken zurück gelegt werden müssen.

Bei einem Kundenbesuch können die folgenden Ergebnisse auftreten:

  • Kunde wird nicht angetroffen
  • Kunde wird angetroffen, möchte aber nichts bestellen/kaufen
  • Kunde wird angetroffen, möchte etwas bestellen/kaufen und erhält alle gewünschten Artikel
  • Kunde wird angetroffen, möchte etwas bestellen/kaufen und erhält nicht alle gewünschten Artikel. Beispielsweise deswegen, weil die Artikel im Auslieferungsfahrzeug nicht mehr vorrätig sind.

Lösungsansätze der heutigen Situation

Als eine wesentliche Optimierungsmöglichkeit wurde die Reduktion der ergebnislosen Anfahrten (Kunde nicht angetroffen, Kunde will nichts kaufen) lokalisiert.

Diese Anfahrten sollen künftig weitestgehend vermieden werden. Durch zusätzliche Kundenkontaktmöglichkeiten sollen Kunden im Vorfeld an den Besuch erinnert werden, so dass eventuell Kaufideen entstehen.

Eine weitere Optimierungsmöglichkeit wird in der Vermeidung von Ausverkaufsituationen gesehen. In der Praxis führt dies zu einem negativen Kundenerlebnis und/oder zu zusätzlichen Fahrten, weil der Auslieferungsfahrer den Kunden nach Rücksprache ggf. zu einem späteren Zeitpunkt noch mal aufsucht um die benötigte Ware abzuliefern. Im anderen Fall könnte der Umsatz auch verloren gehen.

Zukunftsmodell „FriGo-Online“

Die Firma FriGo hat sich für die Realisierung einer IT-Lösung entschieden, mit der einerseits die vorhandenen Prozesse verbessert werden  sollen. Andererseits sollen die Kunden  anders als bisher mehr in die Prozesse durch eine bessere Online-Einbindung integriert werden.

FriGo weiß, dass die Entwicklung dieser IT-Lösung Zeit in Anspruch nehmen wird und wird das Projekt in einer noch unbekannten Anzahl von Iterationen inkrementell entwickeln.

  • Auf diese Weise können sowohl Kunden als auch FriGo selbst Erfahrung mit der IT-Lösung sammeln
  • Aus den Ergebnissen einer Iteration entstehen häufig neue Ideen und Anforderungen, die durch  die iterative Vorgehensweise schneller umgesetzt werden kann, sofern diese Anforderungen eine höhere Priorität haben

Ideen zu FriGo-Online

Die folgenden Produktideen wurden zu Beginn vermerkt:

Eigener Kundenbereich

FriGo betreibt bereits eine Internetseite mit einer Übersicht der lieferbaren Artikel und einer entsprechenden Beschreibung. Auch kann über die Internetseite um einen Rückruf gebeten werden. Kunden können hierzu optional eine Kundennummer in ein Formular eintragen. Aber auch Neukunden können den Rückrufservice nutzen. Aktuell ist es so, dass in Folge eine eMail generiert wird. Haben die Kunden eine Kundennummer eingetragen, wird die Mail an das jeweilige Auslieferungslager weiter geleitet. Von dort aus wird dann zurück gerufen. Ansonsten wird dies vom Kundenservice der Zentrale übernommen.

Kunden sollen künftig über die Besuche der Auslieferungsfahrer mehr Kontrolle erhalten. Ein Kunde soll beispielsweise direkt aus dem Artikelkatalog einen Bestellzettel pflegen können, der dann zum Besuchstag ausgeliefert wird.
Dadurch verspricht sich FriGo noch einen zusätzlichen Effekt. Besuche bzw. die zu verkaufenden Waren sind nun im Vorfeld planbar und Ausverkaufsituationen sollen künftig vermieden werden. Es wird auch darüber nachgedacht, für Kunden mit vorhandenem Bestellzettel die Waren bereits morgens zusammen zu stellen, so dass die eigentliche Auslieferung deutlich schneller geht.

Neue Kundenfelder

Zur Zeit ist die Besuchsfrequenz recht starr definiert. Quasi einmal monatlich bzw. alle vier Wochen werden Kunden besucht.

Künftig sollen Kunden ihre Besuchsfrequenz selbst bestimmen können. So erhofft man sich beispielsweise auch Zuspruch seitens gewerblicher Kunden (Restaurants). Auch sollen Kunden recht problemlos auch Zusatztermine einrichten können.

Schlussendlich möchte man auch dem Rechnung tragen, dass nicht alle Kunden regelmäßige Bestellungen abgeben möchten, so dass Kunden auch grundsätzlich individuelle Termine definieren können.

Schlussendlich sollen Kunden mit regelmäßigen Besuchsterminen Termine auch absagen oder verschieben können.

Ablauf des IT-Projekts

Der vorige Abschnitt enthält zunächst nur Produktideen, die einerseits in die jeweiligen Iterationen eingebaut werden müssen und andererseits noch präzisiert werden müssen.

Das wird in den jeweiligen kommenden Phasen beschrieben.

Weiter mit Phase 1: hier